GDPR. Blir du lite svettig när vi skriver det? Lugn, vi ska försöka att räta ut frågetecknen och hjälpa dig få grepp om de delar av den sedan år 2018 nya dataskyddsförordningen som är relevanta för ditt företag.
Här kommer en liten guide till dig som kund till oss kring vad GDPR innebär och hur det påverkar dig som företagare. För dig som har våra lösningar för bokning och betalning – vårt bokningssystem Valei Book och/eller vårt kassasystem Valei Pay – kommer vi också kortfattat beskriva hur ni kan arbeta med personuppgiftshanteringen där.
De flesta företagare är numera bekanta med begreppet GDPR. Det är en förkortning av General Data Protection Regulation – och innebar en ny dataskyddsförordning, som trädde i kraft inom EU från den 25 maj 2018. Dataskyddsförordningen ersätter personuppgiftslagen (PUL). Det finns flera positiva anledningar till att förordningen införs; syftet kan sammanfattas med att de nya reglerna kommit till för att stärka medborgarnas rättigheter för hur företag, myndigheter och organisationer får samla in, hantera och använda deras personuppgifter.
Med personuppgifter avses all slags information som kan hänföras till en specifik, levande person. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, adressuppgifter och foton på personer.
Ja, den frågan är du inte ensam om att ställa! För att underlätta alla funderingar så har verksamt.se (samlingssiten som Skatteverket, Tillväxtverket, Bolagsverket och Arbetsförmedlingen står bakom) tillsammans med Datainspektionen tagit fram GDPR-guiden. Där kan du läsa lättfattligt och kärnfullt om de viktigaste delarna i nya lagen. Vi tycker att deras GDPR-guide ger en superbra vägledning, så kika gärna på den! Du hittar mer information och guiden här:
www.verksamt.se/driva/gdpr-dataskyddsregler
För att följa dataskyddsförordningen behöver du informera dina kunder om vilken information (personuppgifter m.m.) du sparar om dem, varför den informationen sparas och hur länge informationen sparas. Kunden ska också ha möjlighet att godkänna att deras information hanteras på det sätt du informerar om.
Du som är kund till oss och har vårt bokningssystem (Valei Book) rekommenderar vi att se över följande saker:
Upprätta en förteckning på personuppgiftshanteringen
Du behöver göra en förteckning som beskriver hur ditt företag hanterar personuppgifter. Förteckningen kan exempelvis utformas som ett textdokument eller en Excel-fil, och innehålla följande (hämtat från verksamt.se):
– kontaktuppgifter till den som är ansvarig för hanteringen av personuppgifterna (vanligtvis ditt företag)
– vad uppgifterna används till (exempelvis kundregister)
– vilka kategorier av personer och uppgifter som förekommer i företaget (exempelvis anställda eller kunder)
– hur länge uppgifter sparas och när de därefter tas bort
– om uppgifterna överförs till ett annat land eller annan organisation ska information finnas om det
– beskrivning av vilka säkerhetsåtgärder som ni vidtar när ni hanterar uppgifterna (om möjligt)
— Delar av detta hjälper Valei dig med, läs mer nedan!
Gå igenom sparade journaluppgifter
I bokningssystemet har du möjlighet att sätta upp kundspecifika fält, så kallade journaluppgifter (dessa hittas under Administration ⇢ Kunder ⇢ Journalinställningar). Gå igenom dessa uppgifter och se över om det finns information där som inte är nödvändig att du sparar om dina kunder.
Gå igenom sparade journalhändelser
Många har valt att föra journal för sina kunder, i form av händelser eller anteckningar. Gå igenom dessa anteckningar och radera sådan information som du inte anser nödvändig att spara.
Samtycke vid bokning
Kunden behöver vid bokning lämna sitt samtycke att de godkänner att deras personuppgifter hanteras av dig, enligt din förteckning.
— Detta hjälper Valei dig med, läs mer nedan!
Rensa gammal information
Det är viktigt att hålla sitt kundregister aktuellt och utan onödig och gammal information. Ta bort kundinformation gällande kunder som exempelvis inte har gjort någon bokning under senaste året.
— Detta hjälper Valei dig med, läs mer nedan!
Vi har ordentligt sett över våra interna rutiner för den information och de personuppgifter vi hanterar.
Därutöver har vårt fokus legat på att i vårt bokningssystem både genomföra förändringar och bygga ny funktionalitet. All utveckling syftar till att vi till punkt och pricka ska uppfylla de krav som dataskyddsförordningen ställer – och inte minst underlätta arbetet med personuppgiftshanteringen av dina kunder! Dessa funktioner har tillkommit i Valei Book:
Förteckning över personuppgifter
Varje kund har rätt att ta del av vilken information som sparas om dem, varför den informationen sparas och hur länge. För att underlätta detta så kommer vi automatiskt att skapa förteckningen över just person- och kunduppgifter i Valei Book.
Den här förteckningen kan ni komplettera med övrig information som behövs, för att beskriva hur ni hanterar personuppgifter – som vi beskriver ovan och som finns att läsa mer om på GDPR-guiden.
Information till slutkund vid bokning
I samband med att kunden ska boka en tid, så kommer det att finnas en villkorstext som kunden behöver godkänna för att kunna genomföra bokningen. Likadant som med förteckning över kunduppgifter så kommer det att finnas utrymme för egna ändringar i dessa villkor så att det passar din verksamhet.
Marknadsföring
Vid marknadsutskick till kunder (som görs via Kommunikation) så ska kunderna kunna välja att inte finnas med bland sändlistan för dessa utskick, utan endast få tillsänt bokningsbekräftelse/påminnelse enligt era villkor.
Borttagning av gamla kunduppgifter
En viktig del av GDPR är att inte spara kundinformation längre än vad som behövs. I bokningssystemet kommer du framöver lättare kunna sortera fram och ta bort de kunduppgifter som är gamla eller onödiga.
Hela dataskyddförordningens längsta ord, personuppgiftsbiträdesavtalet, är ett avtal som vi, när GDPR införs, kommer teckna mellan dig som företagskund och oss på Valei. Det är nödvändigt eftersom vi i våra system hanterar era kunders personuppgiftsinformation, för er räkning. Det återkommer vi om separat!
Du hittar vår senaste GDPR-info på den här sidan!
Om du har några frågor eller funderingar är du, som vanligt, alltid välkommen att höra av dig till oss. Vi finns tillgängliga på vår chatt, på 019-300 100 och hello@valei.com!
Fyll i dina uppgifter så hör vi av oss, bokar in en demo och pratar igenom hur vi kan hjälpa dig att komma igång med våra tjänster på bästa sätt!